De oplossing bij IFN Commercial Factors is een mogelijke inrichting van OutlookInside.
Iedere bedrijfssituatie vereist een specifieke inrichting.

Suggesties of vragen over een oplossing voor úw specifieke bedrijfssituatie?

Bel of mail ons!

Tel. : 0186 - 66 91 94

E-mail: info@opusflow.nl

IFN Commercial Factors (actief vanaf 2002) is een handelsnaam van IFN Finance B.V., dat sinds 1962 gespecialiseerd is in beheer en financiering van debiteuren en overige werkkapitaal. IFN Finance maakt deel uit van IFN Group, een dochtermaatschappij van ABN AMRO Bank NV.
IFN Commercial Factors is gespecialiseerd in professionele diensten voor debiteurenfinanciering en debiteurenbeheer en richt zich voornamelijk op het Midden- en Kleinbedrijf.

Sinds april 2003 werkt IFN Commercial Factors met OutlookInside.

In deze case wordt verteld hoe OutlookInside voor IFN Commercial Factors is ingericht en hoe men de gegevens vanuit hun "eigen" database (BFS: Basis Factoring Systeem), gebruikt vanuit Outlook(Inside). 


De selectie

Al vóór de afsplitsing van IFN Finance, en de oprichting van IFN Commercial Factors, is gestart met de selectie van een relatie-beheersysteem. Bij deze selectie werden onder andere de volgende randvoorwaarden gesteld:
- Hoge gebruiksvriendelijkheid, volledige integratie met Outlook, lage drempel voor gebruikers-acceptatie;
- Gegevens in "eigen" systeem (BFS) dienen 1-op-1 overgenomen te worden in het nieuwe systeem;
- Kort implementatie-traject;
- Snelle toegankelijkheid van alle (klant)gegevens: documenten, correspondentie, e-mail, afspraken, taken, (telefoon)notities, relaties, etc.

Na het bekijken van diverse (dure en complexe) CRM-pakketten met lange implementatie-trajecten, viel uiteindelijk de keuze op OutlookInside.
"Het flexibele karakter en de volledige intergratie met Outlook, waren de voornaamste redenen om voor OutlookInside te kiezen.", aldus Daniel Hakkert, "Daar komt nog bij dat de kosten en het lengte van implementatie-traject slechts een fractie was van wat dit bij de "grote" CRM-pakketten bedraagt."

De Inventarisatie

Alvorens met de implementatie begonnen kon worden, moesten er eerst een aantal zaken geinventariseerd worden, zodat hier met de inrichting van OutlookInside naadloos op aangesloten kon worden:
- Welke soorten documenten worden er binnen IFN Commercial Factors gebruikt?;
- Hoe gaat men om met het archiveren van deze documenten?
- Over welke gegevens uit de eigen BFS-database wil men kunnen beschikken in Outlook(Inside)?

Klantendossiers

IFN Commercial Factors wil per klant een overzichtelijk klantendossier kunnen opbouwen. Alle documenten die in OutlookInside worden opgeslagen, verschijnen automatisch op het desbetreffende adreskaartje in Outlook(Inside) en worden door OutlookInside direct opgeslagen in een automatisch aangemaakte directory-structuur. Doordat in de instellingen van OutlookInside verwezen kan worden naar een bepaalde locatie op het netwerk, hebben vervolgens alle medewerkers te allen tijde de beschikking over alle documenten van die desbetreffende klant (mits men rechten heeft op de desbetreffende directory).
Bij IFN werd dus gekozen om alle documenten fysiek als volgt te archiveren:
[Kantnaam] \ [Dossiertype] \ [Bestandsnaam]
Het zou ook mogelijk geweest zijn om een extra onderverdeling op submap maar voor de inrichting van de klantendossiers bij IFN voldeed het gebruik van alleen het dossiertype.

Bij IFN maakt men gebruik van de volgende mappen om de documenten in het klantendossier onder te verdelen:
- Afwikkeling;
- Algemeen;
- Clientgegevens;
- Correspondentie;
- Debiteurengegevens;
- Kosten;
- Overig;
- Verificatie;
- Zekerheden.
Gekozen werd voor een heldere dossierstructuur die eenvoudig en flexibel aan te passen is.

Koppeling met de eigen BFS-database

IFN werkt met de zelf ontwikkelde applicatie BFS (Basis Factoring Systeem) waar alle klantgegevens in worden bijgehouden.
Door een koppeling te maken tussen OutlookInside en de BFS-database is het mogelijk om gegevens op één centrale plaats (de BFS-database) bij te houden, maar ze ook vanuit Outlook(Inside) te raadplegen.
Met OutlookInside is het zelfs mogelijk om bepaalde gegevens uit de eigen/externe database op te halen, en andere gegevens bij te houden vanuit OutlookInside. Bij IFN worden bijvoorbeeld velden zoals het e-mailadres en opmerkingen in OutlookInside ingevuld, omdat deze niet voorkomen in de "eigen" database.
Naast "standaard" velden zoals adresgegevens, et cetera gebruikt IFN ook een aantal branche specifieke gegevens in de database, zoals:
- Clientnummer;
- Accountmanager;
- Kredietklasse;
- Branche(code);
- Revisiedatum;
- Contractstukken
Ook deze specifieke velden worden uitgelezen en zijn vanaf het OutlookInside-adreskaartje zichtbaar.

Automatisch archiveren van documenten

Het is met OutlookInside via meerdere manieren mogelijk om documenten te koppelen aan relaties/adreskaartjes:
- Door document aan te maken vanaf het adreskaartje (uitgaande correspondentie);
- Door het via de button "Document toevoegen" te selecteren;
- De Postverwerkingsmodule: Ingescande post kan vanuit één venster worden gearchiveerd en verdeeld;
- Een document naar meerdere relaties aanmaken (en automatisch archiveren) vanuit het venster "Samenvoegen".

Bij IFN werkte men echter al met een eigen manier van het aanmaken en opslaan van documenten:
- Documenten en Juridische stukken worden via een apart programma (via koppeling met de BFS-database) aangemaakt;
- De bestandsnaam wordt opgesteld volgens een bepaald protocol, bijvoorbeeld:
"9256_off_offerte 3-4-2002.doc"
Hierbij geeft "9256" het clientnummer weer van de desbetreffende relatie, "off" is een afkorting voor het dossiertype (Offertes) en de rest van de bestandsnaam is het onderwerp.

Voor IFN is OutlookInside zó ingericht dat er een bepaalde directory wordt gemonitored waarin men bestanden kan plaatsen.
Worden hier bestanden in geplaatst met een correcte bestandsnaam, dan zal OutlookInside deze documenten zelf archiveren onder de juiste relatie en het juiste dossier.
Dit principe werkt hetzelfde voor binnengekomen (en ingescande) poststukken. Als ze volgens de afgesproken manier worden opgeslagen, zal OutlookInside ze automatisch "oppakken" en archiveren.