Stap 1:            Installatie;

Stap 2:              Installatie CDO;

Stap 3:            Opstarten Outlook;

Stap 4:            Instellingen;

Stap 5:            Importeren van Uw eigen contactpersonen;

Stap 6:            Automatische synchronisatie instellen.

Extra modules:

Laptop Module:
Ook op uw laptop of off-line (thuis) werkplek kunt u met OpusFlowCRM blijven werken.

PDA Module:
Alle (adres)gegevens op uw PDA beschikbaar. Gegevens toevoegen en wijzigen op uw PDA is ook mogelijk.

Stap 1: Installatie

A) Downloaden

Download het setup-programma van de aangegeven locatie, en sla het bestand op een tijdelijke locatie op.

Indien U gebruik maakt van een netwerk en U nog meer werkplekken moet installeren, kunt U het setup-programma het beste op een netwerk-locatie opslaan welke vanaf alle werkplekken toegankelijk is. Zo kunt U dan alle werkplekken met hetzelfde setup-programma installeren.

B) De setup uitvoeren

Als U het setup-programma gedownload heeft, is het zeer belangrijk dat U voor U verder gaat, eerst Outlook volledig afsluit. 
Via CTRL-ALT-DEL kunt U bij “Taakbeheer” op de tabbladen “Toepassingen” en “Processen” controleren of "Outlook.exe" daadwerkelijk is afgesloten. Vervolgens kunt U vanuit Uw Windows Verkenner naar het setup-programma gaan en dit dubbelklikken. U zult dan het volgende venster te zien krijgen:

Om te starten met de installatie klikt U op “Verder” en daarna in het daarop volgende scherm op “Accepteren” indien U de gebruikersovereenkomst gelezen hebt en accepteert. Daarna kunt U door het klikken op de button “Installeren” de installatie starten. Is de installatie succesvol uitgevoerd dan zal dit door het programma gemeld worden.

Stap 2: Installatie CDO

Om OpusFlowCRM te kunnen gebruiken heeft U CDO nodig. Dit staat voor Collaboration Data Object 
(Gegevensobjecten Voor Samenwerking). Ontbreekt dit component op uw PC, dan zal OpusFlowCRM dit aan uw melden. Het beste is echter om alvorens u verdergaat even te controleren of het component op uw PC is geïnstalleerd.

Hieronder wordt het in twee stappen beschreven hoe u dit kunt doen:

Ga via "Start" -> "Configuratiescherm" -> "Software" naar het tabblad "Installeren en verwijderen", en selecteer daar Uw Microsoft Office versie. Vervolgens klikt u op "Toevoegen/verwijderen".

Nu klikt u op "Onderdelen toevoegen / verwijderen" en selecteert u "Gegevensobjecten voor samenwerking". Hier kunt u zien of het component op uw PC is geïnstalleerd. Is het niet geïnstalleerd dan selecteert u met uw rechtermuisknop de optie "Uitvoeren van deze computer" en kiest u voor de button "Nu bijwerken", rechtsonder in uw scherm.

Voor verdere uitleg klik hier ...

Stap 3: Opstarten Outlook

Als U de setup heeft uitgevoerd, dient U te controleren of de installatie succesvol is uitgevoerd en of alle componenten daadwerkelijk op Uw PC zijn geïnstalleerd:

• Controleer of de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM” is aangemaakt. Is de directory “C:\Program Files\OpusFlowCRM” niet aangemaakt, dan heeft U vermoedelijk niet genoeg rechten om software te installeren. Neemt U hiertoe contact op met Uw systeembeheerder of OpusFlow.
  
• Start nu Outlook op. Omdat U voor de eerste keer gebruik gaat maken zal OpusFlowCRM een aantal zaken gaan inrichten, zoals een extra OpusFlowCRM-werkbalk in Outlook;
  
• Als laatste dient U in Outlook de aanwezigheid te controleren van:

	a) Extra werkbalk in Outlook:
	b) Submap “OpusFlowCRM” onder Uw eigen Contactpersonen-map met twee adreskaartjes erin:
	c) Extra tabblad “OpusFlowCRM” onder “Extra” -> “Opties” in Outlook.

Stap 4: Instellingen

U hoeft de instellingen van OpusFlowCRM alleen te veranderen als U OpusFlowCRM met meerdere gebruikers gaat gebruiken via een netwerk. Standaard staan alle instellingen na installatie al correct voor lokaal gebruik.

Wilt U met meerdere gebruikers (via een netwerk) gebruik gaan maken van OpusFlowCRM, dan dient U de instellingen te laten verwijzen naar een centrale locatie op het netwerk.

De instellingen kunt U veranderen op het "OpusFlowCRM"-tabblad wat U via “Extra”-> “Opties” kunt bereiken (Zie Stap 4c).

Doelfolder Adressynchronisatie:

Deze instelling hoeft U alleen te veranderen indien U werkt met Exchange Server. 

Standaard staat deze instelling op de OpusFlowCRM-submap van Uw contactpersonen. In deze map zullen de OpusFlowCRM-adreskaartjes geplaatst worden. 
Maakt U echter gebruik van Exchange server dan is het echter ook mogelijk om een Openbare map aan te geven, zodat alle gebruikers gebruik maken van dezelfde gegevens. Ook is het voor laptop/offline gebruikers dan mogelijk om deze map toe te voegen aan hun Favorieten, zodat zij ook zonder verbinding hun gegevens in OpusFlowCRM kunnen raadplegen.
Zorg er bij gebruik van een openbare mappen voor dat alle OpusFlowCRM-gebruikers eigenaarsrechten op de desbetreffende Openbare map hebben.

Locatie database:

De bron van alle gegevens in OpusFlowCRM is een (Access-)database. Door deze database op het netwerk te plaatsen, kunt U met meerdere gebruikers werken met dezelfde gegevens uit deze centrale database.
Gaat U met meerdere collega’s via Uw netwerk met OpusFlowCRM werken, dan dient U hiervoor een netwerk-locatie vrij te maken. We raden U hierbij aan om een aparte directory genaamd “OpusFlowCRM” aan te maken, met de volgende submappen:
• Database;
• Sjablonen;
• Documenten.
Het is hierbij belangrijk dat alle OpusFlowCRM-gebruikers alle rechten hebben op deze submappen, en dat de mappen meelopen met de back-up.

Om te zorgen dat U met alle andere gebruikers gebruik kunt maken van dezelfde Access-database, kopieert U nu het bestand “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database\OpusFlowCRM.mdb” naar de “Database” submap van de OpusFlowCRM-directory op het netwerk.
Vervolgens verwijst U met behulp van het dialoog-venster, dat verschijnt als U op de button “Locatie database” klikt, naar de locatie van de database op het netwerk.

Locatie aan te maken documenten:

Alle documenten die met OpusFlowCRM worden aangemaakt, worden op een centrale locatie opgeslagen. OpusFlowCRM maakt hiertoe automatisch een mappenstructuur aan op basis van de door u ingestelde projecten en submappen waarin de documenten worden gearchiveerd.
Direct na installatie staat dit ingesteld op “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”. Werkt U via een netwerk, dan dient U deze locatie voor alle gebruikers te laten verwijzen naar een centrale locatie op het netwerk, waaronder alle documenten opgeslagen kunnen worden. Zodoende kunnen OpusFlowCRM-gebruikers zeer eenvoudig elkaars documenten terugvinden.

Bedrijfgebaseerd archiveren:
Door die optie aan te zetten zal de mappenstructuur die OpusFlowCRM zelf maakt om de documenten in te bewaren gebaseerd zijn op de bedrijfsnaam van de klant. Zonder deze optie aan te vinken krijgt u een mappenstructuur in de vorm van [Projectnaam] – [Submapnaam].
Met de optie aangevinkt krijgt u een structuur in de vorm van [Bedrijfsnaam] – [Projectnaam] – [Submapnaam].

Locatie Word-sjablonen:
Bij het automatisch aanmaken van brieven of andere documenten vanuit OpusFlowCRM, kunt U gebruik maken van sjablonen met Uw eigen huisstijl en logo’s.
Ook hierbij geldt weer: "Als U met meerdere gebruikers gebruik wilt maken van dezelfde sjablonen, dient U in de instellingen te verwijzen naar een centrale locatie."

Standaard wordt in deze instelling verwezen naar “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Templates”, waar ook een aantal voorbeeld-sjablonen zullen staan. Heeft U een netwerk-directory voor sjablonen aangemaakt, dan kunt U de Nederlandse voorbeelden (brief.dot, factuur.dot en bladwijzers.dot) kopiëren naar deze locatie en de instellingen hiernaar verwijzen. Vraagt OpusFlowCRM U om een sjabloon te kiezen (bij het aanmaken van een brief/document), dan zal standaard deze map worden getoond.

Locatie ingescande documenten:
Vanuit de postverwerkingsmodule kunt U ingescande documenten vanuit een door U aangewezen locatie, verwerken. Standaard staat deze instelling op “C:\”. 
U kunt dit echter veranderen in de locatie waar Uw (batch)-scanner de ingescande documenten plaatst. 
Dit kan een lokale directory zijn of een netwerk-locatie. Bij de functie "Documentverwerking" zal vervolgens deze scan-directory automatisch worden uitgelezen.

Gebruikersinstellingen:
Bij de gebruikersinstellingen kunt U Uw eigen volledige naam invullen. 
Deze naam wordt bij het aanmaken van documenten gebruikt als “Afzender”.
Verder kunt U hier Uw initialen invullen, welke OpusFlowCRM gebruikt bij het samenstellen van de referentie van uitgaande documenten. U kunt hier ook uw gepersonaliseerde gegevens invullen die gebruikt kunnen worden in de brieven die u aanmaakt met OutlookInisde. Als uw bedrijf gebruik maakt van persoonlijke telefoon, of fax-nummers bijvoorbeeld. Vier vrije velden maken het mogelijk om aanvullende persoonlijke gegevens in uw documenten te gebruiken.

Aanpasbare veldnamen:
Bij contactpersonen kunt U naast de aanvinkbare “eigenschappen” voor “Kerstkaart” en “Wijn”, nog een 6-tal velden zelf definiëren. Ook deze kunt U vervolgens als selectie-criterium gebruiken bij het maken van mailings.

Email opslaan en groepsmappen:
U kunt er voor kiezen om email automatisch te laten opslaan als het adres van de afzender of geadresseerde wordt herkent door OpusFlowCRM.
“Automatisch opslag-venster tonen“ biedt de mogelijkheid om een project en submap te kiezen alsof u handmatig op de knop e-mail opslaan heeft gedrukt in de OpusFlowCRM werkbalk. 
“Alleen uitgaande mail opslaan indien aangemaakt met Outlookinisde knoppen” zal de uitgaande email alleen opslaan het e-mail bericht verstuurd vanuit OpusFlowCRM.

CRM-Instellingen:
Hiermee geeft u de lokatie aan van de mappen waar de taken, afspraken en logboekitems in terecht komen. Net als bij de doelfolder voor adres-synchronisatie moeten hiervoor, als U een Exchange Server heeft, 3 aparte Openbare mappen voor worden aangemaakt, waar vervolgens in deze instellingen naar wordt verwezen.
Ook hier dienen alle OpusFlowCRM-gebruikers eigenaarsrechten voor te hebben.

Stap 5: Importeren van Uw eigen contactpersonen
Heeft U reeds (adres)gegevens van Uw relaties in Outlook, dan kunt U deze eenvoudig importeren in OpusFlowCRM. U kunt dit doen via de optie “Eigen contacts importeren in database…” onder het menu “Hulpmiddelen” in de OpusFlowCRM werkbalk.
Heeft U adresgegevens in andere bestanden zoals Access of Excel, dan kunt U deze via een tussenstap ook importeren in OpusFlowCRM. Via de menu-optie “Bestand”-> “Importeren en exporteren…” kunt U met de “Wizard Importeren exporteren” (“Uit een ander programma of bestand importeren”) van deze gegevens, Outlook adreskaartjes maken. Deze Outlook adreskaartjes kunt U vervolgens weer importeren in OpusFlowCRM.

Stap 6: Automatische synchronisatie instellen

Outlook zelf is geen database. Adreskaartjes, afspraken, taken, etc. in Outlook zijn "losse" items, zonder een duidelijk onderling verband.
In OpusFlowCRM is dit ondervangen door alle gegevens in een database op te slaan, en Outlook alleen te gebruiken om de informatie aan de gebruiker te tonen.
Hiertoe zullen de bron-gegevens in de database gesynchroniseerd moeten worden met de items in Outlook.

Zonder Exchange server:
Heeft u geen Exchange server, dan zal op iedere OpusFlowCRM-PC de automatische synchronisatie aangezet moeten worden:
Als U na de installatie Outlook heeft opgestart, zult U in Uw "system tray" (rechtsonder bij het Windows klokje) een Outlook-icoontje zien staan. 

Heeft U deze niet, dan klikt U op "Synchronisatie" -> "Automatisch synchroniseren", waarna het icoontje zal verschijnen.

Auto-sync is actief                    Auto-sync is niet-actief

Als U met Uw rechtermuisknop op het icoontje klikt, en "Instellingen" selecteert, dan zult u het volgende scherm in beeld krijgen:

Het beste is het, om de instellingen zó te zetten als in het bovenstaande figuur.
U kunt ook de synchronisatie zó instellen dat de synchronisatie niet automatisch uitgevoerd wordt, maar dat U dat handmatig kunt starten ("Nu synchroniseren").

Mét Exchange server:
Gebruikt U Exchange server (en heeft U in de instellingen verwezen naar Openbare mappen), dan werken alle OpusFlowCRM-gebruikers met dezelfde Outlook-items (adreskaartjes, afspraken, taken, etc.).
Het synchroniseren hoeft dan ook maar vanaf één PC te gebeuren. Het beste kunt u hiervoor een werkstation nemen wat niet veel gebruikt wordt en welke continue aanstaat. Het automatisch synchroniseren kan in principe op een server gebeuren, maar daar zal dan wel Outlook op geïnstalleerd dienen te worden.
De instellingen zijn exact hetzelfde als zonder Exchange Server. Wel zullen de opties voor afspraken, taken en activiteiten disabled zijn en in ieder geval niet aangevinkt!

Heeft U deze stappen gevolgd dan kunt U direct aan de slag met OpusFlowCRM!

Extra Modules:

Laptop Module

Heeft u een laptop, dan kunt u OpusFlowCRM ook gebruiken als u offline bent. U dient dan wel een aantal zaken van te voren in te stellen. Hieronder wordt stap-voor-stap uitgelegd hoe u dit kunt doen:

Het maken van een replica 

Om offline te kunnen werken in OpusFlowCRM, dient er op uw laptop/offline PC een zogenaamde replica van de centrale database geplaatst te worden. Zo’n replica is een soort “schaduw-kopie” van de centrale database. Met behulp van de laptop-module van OpusFlowCRM is het mogelijk om deze lokale replica te synchroniseren met de centrale database.

De medewerkers op kantoor zien dan uw wijzigingen en vice versa. 

Voor de laptop-module heeft u het programma MS Access nodig! 

Als u de replica voor uw laptop of offline PC wilt gaan maken, dient u verbinding te hebben met het netwerk, en via uw Windows Verkenner bij de locatie van de centrale database te kunnen.

Als u nu de centrale database opent in Access, kiest u voor “Extra” -> “Replicatie” -> “Replica maken…”

Een replica maken van de centrale OpusFlowCRM database.

MS Access vraagt u nu of u de database wilt sluiten. Hierop antwoordt u “Ja”.

Daarna kunt u de locatie kiezen voor de nieuwe replica. Standaard staat de te gebruiken (lokale) database in “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Database”, maar wanneer u beschikt over een extra “D:\” of “E:\”-schijf., is het aan te bevelen deze te gebruiken als locatie voor de database (en documenten en templates)  van OpusFlowCRM. Verder is het aan te bevelen om de naam van de gebruiker op te nemen in de op te geven bestandsnaam van de replica. Hierdoor kan de database beter worden herkent.

De replica plaatst u op uw lokale station/laptop. Deze gegevens kunnen dan gesynchroniseerd worden met de gegevens in de centrale database op het netwerk.

De Instellingen

De Database:

Nu gaat u in OpusFlowCRM de correcte locaties van de 2 databases aangeven, zodat bekend is welke database, met welke database gesynchroniseerd moet worden. 

Dit doet u in Outlook via:

“Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM” -> “Locatie database”. De scherm stelt u in zoals u kunt zien in onderstaand scherm.

OpusFlowCRM ingesteld voor offline-gebruik.

Werkt u op uw laptop of offline PC nooit via een “langzame” verbinding zoals analoog, ISDN, VPN, o.i.d., en bent u altijd óf offline óf direct aangelogd op het netwerk, dan kunt u de optie “Automatisch status bepalen” aanvinken.

OpusFlowCRM weet dan zelf of u offline bent of aangelogd op het netwerk. Vinkt u deze optie aan als u ook via bijvoorbeeld ISDN inbelt, dan zal OpusFlowCRM tijdens de uitvoering van het programma direct gaan werken via de ISDN-verbinding, wat de snelheid niet ten goede zal komen.

De Documenten

Naast database-gegevens, kunt u met de laptop module ook documenten off-line bewerken en oproepen. Hiervoor dient in Outlook te kiezen voor:

“Extra” -> “Opties” -> “OpusFlowCRM” -> “Locatie aan te maken documenten”

Net als bij de locatie van de database, geeft u hier ook een lokale en een netwerk locatie aan. Ook hier heeft de aanbeveling om als lokale locatie niet te kiezen voor de standaard locatie “C:\Program Files\OpusFlowCRM\Documents”, maar voor een locatie op “D:\” of “E:\”. Na her-installatie van uw PC, blijven de OpusFlowCRM-gegevens dan namelijk gewoon bewaard.

Het beheer

Indien u uw lokale gegevens wilt synchroniseren met de gegevens op het netwerk dan kunt u kiezen tussen:

- database-gegevens;
- documenten.

Wilt u alleen de database-gegevens synchroniseren (gegevens m.b.t. uw relaties) dan kiest u voor “Synchronisatie” -> “Database-gegevens synchroniseren”. Door u aangemaakte documenten worden nu niet met het netwerk gesynchroniseerd, maar men kan op het desbetreffende adreskaartje wél zien dat het document bestaat  (en vice versa).

Wilt u ook de documenten zelf met het netwerk synchroniseren, dan kiest u voor “Synchronisatie” -> “Documenten synchroniseren”. Nu worden ook de documenten zelf met het netwerk gesynchroniseerd.

Omdat beide synchronisaties (indien niet direct op het netwerk ingelogd) veel tijd kunnen kosten, is het aan te bevelen om het handmatig synchroniseren niet vanuit Outlook te starten, omdat Outlook tijdens te synchroniseren dan “vast” staat.

PDA Module

Ook als u een PDA gebruikt, kunt u uw relaties hierop (blijven) beheren. Het grote verschil met standaard OpusFlowCRM, is dat de PDA module uw standaard contactpersonen in Outlook gaat gebruiken voor het opslaan van de adreskaartjes, en niet een aparte OpusFlowCRM-map. In de instellingen zult u ook zien, dan uw standaard contactpersonen-map direct is geselecteerd en dat u geen andere map kunt kiezen.

Wilt u niet dat uw prive-contactpersonen worden opgenomen in OpusFlowCRM, dan dient u het vakje “Privé” (rechtsonder) aan te vinken. Deze contactpersonen zullen dan door de PDA-module worden overslagen.

Met de PDA module kunt u niet alleen OpusFlowCRM-gegevens op uw PDA bekijken. U kunt ook relaties toevoegen, en gegevens wijzigen.

Het gebruik

De software van de PDA module wordt geïnstalleerd op de PC waarmee u uw PDA synchroniseert. Op deze PC dient u dan ook de speciale PDA-licentie (License.ocx) te plaatsen welke u bij de aanschaf heeft ontvangen.

De werkwijze van de PDA module is als volgt:

1) Verbind uw PDA met uw PC en synchroniseer uw PC zoals u dat normaal ook deed:

- Uw wijzigingen en nieuwe adreskaartjes komen nu van uw PDA in uw Outlook Contactpersonen.

2) Kies op uw PC in de OpusFlowCRM-werkbalk voor “Synchronisatie PDA” en klik daarna op “Start PDA-Sync”:

- De gegevens van uw Outlook Contactpersonen worden nu gesynchroniseerd met de centrale database;

- Nieuwe adressen (van uw PDA) worden aangemaakt in de centrale database;

- Nieuwe adressen (van de centrale database) worden aangemaakt in uw Outlook contacts;

- Gewijzigde adressen worden vice versa doorgevoerd;

- Adreskaartjes die in de centrale database zijn verwijderd, worden verwijderd uit uw Outlook Contactpersonen.

3) Synchroniseer vervolgens uw PDA weer met Outlook.

- Alle wijzigingen die tijdens stap 2 doorgevoerd zijn, komen nu op uw PDA te staan.

Let op: